Mode d'emploi de votre application

🔑 1. Se connecter

La première chose à faire pour ouvrir l'application.

1. Ouvrez votre navigateur internet (Safari, Chrome…) et allez sur l'adresse nex.lgpia.fr.
2. Vous arrivez sur une page avec deux cases : Identifiant et Mot de passe. Remplissez-les avec les codes qui vous ont été donnés.
3. Cliquez sur le bouton jaune Se connecter.

🖥️ 2. Comprendre l'écran d'accueil

Une fois connecté(e), vous voyez un menu sur le côté gauche de l'écran (ou en haut, en appuyant sur ☰ si vous êtes sur téléphone). C'est de là que vous accédez à tout.

En haut à droite de l'écran, le bouton jaune + Intervention est un raccourci pour créer rapidement une nouvelle intervention depuis n'importe quelle page.

👥 3. Ajouter un client

À faire avant de créer un chantier ou une intervention pour un nouveau client (vous pouvez aussi le créer directement pendant la création d'un chantier, voir plus bas).

1. Cliquez sur 👥 Clients dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur le bouton jaune + Nouveau en haut à droite.
3. Remplissez le formulaire :

   Nom / Raison sociale *	Le nom du client (particulier ou entreprise). C'est le seul champ obligatoire.
   Adresse, CP, Ville	L'adresse du client.
   Téléphone, Email	Pour le contacter et lui envoyer les comptes-rendus.

4. Cliquez sur Créer.

🏗️ 4. Créer un chantier

Un chantier regroupe plusieurs interventions chez le même client (par exemple : pose puis entretiens réguliers d'une climatisation).

1. Cliquez sur 🏗️ Chantiers puis sur + Nouveau.
2. Choisissez le client en tapant son nom dans la case — une liste apparaît, cliquez dessus. S'il n'existe pas encore, cliquez sur « + Ce client n'existe pas encore » pour le créer directement à cet endroit.
3. Donnez un nom au chantier (obligatoire), par exemple « Pose clim salle de bain ».
4. Complétez si besoin l'adresse du chantier, le téléphone, l'email et le numéro de devis.
5. Cliquez sur Créer.

🔧 5. Planifier une intervention

C'est l'action que vous ferez le plus souvent : programmer un rendez-vous chez un client.

1. Cliquez sur le bouton jaune + Intervention (en haut de l'écran) ou + Nouvelle dans la page 🔧 Interventions.
2. Client : tapez le nom, choisissez-le dans la liste.
3. Chantier (facultatif) : si l'intervention fait partie d'un chantier déjà créé, sélectionnez-le.
4. Date et heure du rendez-vous.
5. Techniciens : cochez le ou les techniciens qui interviennent. Important : le premier technicien coché devient le ★ Responsable clôture — c'est lui qui, sur son téléphone, remplira le rapport et fera signer le client à la fin de l'intervention.
6. Type d'intervention (dépannage, entretien clim, chaudière…). Si le type choisi nécessite un Cerfa 15497 (fluides frigorigènes), un message jaune ⚡ vous prévient automatiquement.
7. Notes : indiquez ici toute information utile pour le technicien (code d'accès, étage, consignes particulières…). Il la verra sur son téléphone.
8. Cliquez sur Enregistrer.

🔗 6. Envoyer la fiche au technicien

Le technicien n'a pas besoin de mot de passe pour accéder à sa fiche d'intervention sur le terrain : vous lui envoyez un lien unique.

1. Ouvrez l'intervention concernée (cliquez dessus dans le Planning ou la liste Interventions).
2. Cliquez sur le bouton 🔗 Ouvrir la fiche en bas de la fiche.
3. Le lien s'ouvre dans un nouvel onglet et il est automatiquement copié. Un message « ✅ Fiche ouverte (lien aussi copié) » confirme l'opération.
4. Envoyez ce lien au technicien par SMS ou WhatsApp : collez-le simplement dans votre message habituel.

📱 7. Le technicien sur le terrain (téléphone)

Ce que voit et fait le technicien une fois qu'il a cliqué sur le lien reçu. Trois étapes s'affichent en haut de l'écran : 1 Infos → 2 Rapport → 3 Clôture.

Étape 1 — Infos

1. Le technicien voit les coordonnées du client (nom, téléphone, email, adresse) et peut appuyer sur 🗺️ Ouvrir dans Maps pour être guidé jusqu'à l'adresse.
2. Si une information manque (téléphone ou adresse par exemple), il peut appuyer sur « ✏️ Compléter les coordonnées » pour la renseigner directement — cela met à jour la fiche client automatiquement.
3. Il voit aussi le type de travaux prévu, et vos instructions si vous en avez notées.
4. Quand il arrive chez le client, il appuie sur ▶ Démarrer l'intervention. L'intervention passe alors au statut « En cours ».

Étape 2 — Rapport

1. Le technicien décrit les travaux réalisés et le matériel utilisé dans les deux cases prévues.
2. Si l'intervention concerne des fluides frigorigènes (climatisation, PAC…), des champs supplémentaires apparaissent pour le Cerfa : modèle et n° de série de l'appareil, type de fluide, charge en kg, quantité ajoutée/récupérée, n° de contenant, n° BSFF, n° d'attestation opérateur, détecteur de fuite utilisé, fuite constatée ou non, n° du Cerfa, et l'email pour l'envoi du document.
3. Il peut ajouter des photos (avant/après, plaque signalétique de l'appareil…) en appuyant sur le bouton photo : cela ouvre directement l'appareil photo du téléphone.
4. Il appuie sur Continuer → Signature client.

Étape 3 — Clôture

1. Le client signe avec son doigt directement sur l'écran du téléphone, dans le cadre prévu. Le bouton « 🔄 Effacer la signature » permet de recommencer en cas d'erreur.
2. Le technicien appuie sur ✅ Clôturer l'intervention, confirme une dernière fois, et l'intervention passe au statut « Réalisée ».
3. Si un Cerfa était nécessaire, un bouton 📄 Voir le Cerfa 15497*04 permet de le consulter immédiatement — il est également disponible depuis l'ordinateur (voir section suivante).

📄 8. Le formulaire Cerfa (fluides frigorigènes)

Le Cerfa n°15497*04 (« Fiche d'intervention / Bordereau de suivi de déchets dangereux ») est un document officiel obligatoire pour toute intervention touchant à des gaz frigorigènes (climatisation, pompe à chaleur…).

1. Il se génère automatiquement à partir des informations remplies par le technicien sur son téléphone (voir section précédente), une fois l'intervention clôturée.
2. Pour le consulter depuis l'ordinateur : ouvrez l'intervention concernée, un bouton jaune 📄 Générer le Cerfa (ou 📄 Voir le Cerfa si déjà réalisée) apparaît en bas de la fiche.
3. Le document PDF s'ouvre dans un nouvel onglet — vous pouvez alors l'imprimer ou l'enregistrer.

📅 9. Consulter le planning

1. Cliquez sur 📅 Planning dans le menu.
2. Choisissez l'affichage Semaine ou Mois en haut de la page.
3. Utilisez les flèches ← Préc. et Suiv. → pour naviguer d'une période à l'autre.
4. Cliquez sur une intervention pour l'ouvrir et voir tous ses détails.

📋 10. Suivre les interventions et les chantiers

Dans les pages 🔧 Interventions et 🏗️ Chantiers, des boutons de filtre en haut de la liste permettent d'afficher seulement ce qui vous intéresse :

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche complète.

👷 11. Gérer l'équipe

1. Cliquez sur 👷 Équipe puis + Ajouter.
2. Renseignez le prénom (obligatoire), le rôle (Gérant, Administration ou Technicien), l'email et le téléphone.
3. Cliquez sur Enregistrer.

🔩 12. Gérer le matériel (bouteilles de gaz…)

Pour suivre vos bouteilles de fluide, détecteurs de fuite et autres équipements soumis à contrôle.

1. Cliquez sur 🔩 Matériel puis + Ajouter.
2. Donnez un nom (ex : « Bouteille R32 #3 »), un n° de série, et assignez-le si besoin à un technicien.
3. Renseignez la date du dernier contrôle et la date de validité (obligatoire) — c'est cette dernière qui vous permettra de savoir quand un contrôle est à refaire.
4. Cliquez sur Enregistrer.

📧 13. Relancer les clients par email

Cette section permet d'envoyer des emails automatiques ou groupés à vos clients, par exemple pour proposer un contrat d'entretien annuel.

Créer un modèle d'email (template)

1. Cliquez sur 📧 Relances puis + Nouveau (dans « Templates de relance »).
2. Donnez un nom au modèle, choisissez le type d'équipement ciblé (Climatisation, PAC, Chaudière, Plomberie, ou Tous).
3. Rédigez le sujet et le corps de l'email. Vous pouvez utiliser des mots magiques qui seront remplacés automatiquement pour chaque client : {nom_client}, {type_intervention}, {date_intervention}, {adresse}.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Envoyer un email groupé

1. Cliquez sur + Composer un envoi en haut de la page Relances.
2. Choisissez le modèle et les clients concernés, puis envoyez.

⚙️ 14. Réglages de l'entreprise

Ces informations sont utilisées pour générer les documents Cerfa.

1. Cliquez sur ⚙️ Paramètres.
2. Renseignez les informations de l'entreprise (nom, adresse, ville) puis cliquez sur Enregistrer.
3. Dans « Signature opérateur », dessinez la signature avec la souris ou le doigt (sur tablette/téléphone) dans le cadre prévu, puis cliquez sur Enregistrer la signature. Cette signature sera utilisée automatiquement sur tous les Cerfa générés — pas besoin de la refaire à chaque fois. Le bouton « Effacer » permet de recommencer.
4. Dans « Types d'intervention », vous pouvez ajouter de nouveaux types (ex : « Détartrage chaudière ») et indiquer si ce type nécessite ou non un Cerfa.
5. Les interrupteurs de « Notifications » activent ou désactivent : le SMS de rappel au technicien la veille à 18h, l'email de compte-rendu envoyé au client, l'alerte en cas de fiche non signée après 24h, la génération automatique du Cerfa pour les fluides frigorigènes, et la relance anniversaire client un an après la dernière intervention.

🚪 15. Se déconnecter

En bas du menu de gauche, cliquez sur votre nom (dans le cadre gris), puis confirmez « Se déconnecter ». Utile si vous utilisez un ordinateur partagé.

❓ 16. Questions fréquentes

J'ai oublié mon mot de passe, que faire ?

Contactez LGPIA (la personne qui gère le site internet) pour le récupérer.

Le technicien n'arrive pas à ouvrir le lien reçu par SMS ?

Vérifiez que le lien a bien été copié en entier dans le message (parfois les SMS coupent les liens trop longs — préférez WhatsApp si possible). Vous pouvez aussi rouvrir l'intervention et cliquer à nouveau sur 🔗 Ouvrir la fiche pour renvoyer le lien.

Une intervention a disparu / je ne la retrouve pas ?

Vérifiez les filtres en haut de la page Interventions (« Toutes » affiche tout, y compris les réalisées). Utilisez aussi la barre de recherche en haut de l'écran.

Le bouton pour prendre une photo ne fonctionne pas sur le téléphone du technicien ?

Vérifiez que l'application a bien l'autorisation d'utiliser l'appareil photo dans les réglages du téléphone (une fenêtre le demande normalement au premier usage).

Je me suis trompé(e) en créant une intervention ou un chantier, je peux corriger ?

Oui : ouvrez la fiche concernée et cliquez sur le bouton ✏️ (modifier). Pour supprimer une intervention, ouvrez-la et cliquez sur 🗑️ — une confirmation vous sera demandée.

Un client n'a pas reçu son compte-rendu ou son Cerfa par email ?

Vérifiez d'abord que l'adresse email du client est correcte dans sa fiche 👥 Clients. Pensez aussi à regarder ses courriers indésirables (spams).

Autre problème non listé ici ?

Contactez LGPIA, qui a créé et gère cette application pour vous.